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El Institut Barcelona d'Estudis Internacionals (IBEI) busca un/a Coordinador/a de apoyo en eventos y movilidad que desempeñará un papel clave en la planificación, ejecución y gestión de eventos corporativos e institucionales vinculados a las actividades de investigación, docencia y transferencia del conocimiento, asegurando su éxito operativo y su alineación con los valores y objetivos estratégicos del IBEI. Asimismo, será responsable de gestionar la movilidad del personal y ofrecer un servicio integral de hospitalidad para investigadores/as visitantes y para las nuevas incorporaciones, garantizando una experiencia de integración positiva, fluida y eficiente.

Responsabilidades principales:

Gestión de eventos

• Diseñar, planificar y ejecutar eventos corporativos, como seminarios, conferencias y actos institucionales, en colaboración con los departamentos promotores.
• Gestionar todos los aspectos logísticos relacionados con los eventos, incluyendo viajes, alojamiento y requerimientos técnicos para ponentes y asistentes.
• Coordinar con proveedores, equipos técnicos y socios estratégicos para garantizar la calidad y éxito de los eventos.
• Supervisar las fases logísticas del evento, como cronogramas, presupuestos y materiales necesarios.
• Realizar el seguimiento post-evento, incluyendo control presupuestario, liquidación de gastos y cierre con organizadores y participantes.
• Colaborar estrechamente con el equipo de comunicación en tareas previas, de ejecución y de seguimiento, como la gestión de contenido web, material audiovisual y redes sociales.

Control presupuestario y reportes

• Administrar los presupuestos asignados a eventos, optimizando recursos y garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad.
• Velar por el cumplimiento de los requisitos de proyectos financiados externamente, especialmente los relacionados con subvenciones públicas.
• Elaborar reportes y análisis post-evento, identificando oportunidades de mejora continua para futuras iniciativas.

Movilidad y hospitalidad

• Organizar y gestionar los desplazamientos del personal de la organización, priorizando la eficiencia de recursos y cumplimiento de los requisitos de financiamiento externo.
• Proporcionar un servicio integral de bienvenida (welcome service) a investigadores/as visitantes y al personal recién incorporado, incluyendo apoyo logístico y administrativo previo a su llegada, así como asistencia en su integración y desempeño en las instalaciones.

Requisitos:

Formación académica:

• Grado universitario en Comunicación, Marketing, Relaciones.
• También se considerarán las candidaturas con un grado en áreas relacionadas y con amplia experiencia en roles similares.

Experiencia profesional:

• Mínimo 3 años de experiencia en roles similares, preferentemente en un entorno corporativo o institucional, gestionando eventos y procesos administrativos relacionados.

Habilidades técnicas:

• Dominio de herramientas de gestión de proyectos y plataformas especializadas en la organización de eventos.
• Competencias digitales avanzadas, con capacidad para aprender y adaptarse rápidamente a nuevas tecnologías y herramientas.

Competencias personales:

• Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples proyectos de manera simultánea.
• Gran capacidad de trabajo bajo presión, priorizando tareas de forma eficiente.
• Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para interactuar con diversos públicos y equipos.
• Comunicación escrita y verbal clara y efectiva, adecuada para entornos corporativos.
• Atención al detalle y orientación a resultados, con un enfoque proactivo para resolver problemas.
• Enfoque en la satisfacción del cliente, tanto interno como externo, promoviendo un servicio de alta calidad.

Idiomas:

• Nivel avanzado de catalán, español e inglés, tanto oral como escrito.

Ubicación: Barcelona, España.

Jornada: Completa (37,5 horas semanales).

¿Cómo aplicar?

Los/las candidatos/as interesados/as rellenen el formulario de solicitud antes del 19 de diciembre de 2024 (incluido). Se deberá incluir el CV actual.